上海市白玉兰国际友好交流基金会费用报销办法

（2022年2月第一届二次理事会通过）

第一条 为加强上海市白玉兰国际友好交流基金会（以下简称“基金会”）费用支出的管理，明确报销审批职责，规范报销流程及凭证审核，根据基金会《财务管理制度》制定本办法。

第二条 本办法适用于基金会报销执行公务活动时所发生的非限定性支出。报销经办人员和审批人员都有责任确保所提请报销的费用与基金会业务活动相关，符合报销的范围，费用开支经济、合理、必需。

第三条 可报销的费用范围

1. 办公费用，包括办公用品、办公家具、邮递费、通讯费、公共事业费、书报费、复印、出版、小型器材、服务以及其他低值的办公支出；

2. 员工费用，包括培训费、招聘费、工作餐费、通讯费、交通费、加班费、员工保险等；

3. 交通及车辆费用，包括市内交通、路费、油费、养路费、车辆保险费、车辆税金、停车费、修理费、验车费等；

4. 差旅费用，差旅费用的报销详见《基金会差旅费报销办法》（另拟）；

5. 宣传推广费，包括新闻发布、媒体公示、宣传材料制作、广告费、公关活动费等；

6. 会务费；

7．招待费；

8. 网站开发及软件费用；

9. 公务活动需支付的其他费用。

第四条 秘书处负责制定有关费用报销流程及制度，并根据费用预算的范围、额度，对费用申请、报销凭证进行审核，办理报销及付款等。

第五条  审批权限

所有费用必须经过审批才能予以报销。报销经办人员须填写《基金会费用报销单》并签名，然后按以下权限办理审批手续：

1、符合报销规定的预算内支出，由秘书长审批同意；

2、超出预算且金额较大的，由秘书处报理事长审核同意后报销；

3、金额在人民币20万元及以上的，按照相关规定报市外办批准；50万元及以上的须经理事会三分之二理事表决同意并报市外办批准

第六条 财务审核程序

1. 报销经办人员原则上应在费用发生后的7个工作日内填制报销凭证，履行报销手续，当月费用在当月办理报销，特殊情况可另行处理。

2. 报销须填写《基金会费用报销单》，并附真实、合法、完整的原始凭证。

3. 报销凭证根据对应的金额，依照上述第五条的审批权限，经相关的领导审核签字后，提交财务人员审核报销。

4. 财务人员应在收到报销凭证后及时完成审核。

5. 审核内容包括：报销内容是否符合基金会规定；报销凭证是否真实、合法、有效、完整；审批权限是否在符合规定的授权范围及额度内。

6. 在审核中，如发现手续不完备、凭证缺失、填写错误等情况，应退回经办人补办后重新提交审核。

第七条 费用报销

1、基金会实行无现金管理，费用报销一般应办理转账手续或通过移动支付结算。

2、 经财务人员审核签字的报销凭证才能办理报销。报销需提供发票或盖有收款单位现金收讫章的相关凭证。

3、 报销凭证由财务人员按顺序编制并妥善保管。

第八条  本办法由理事会审议通过后实行，基金会秘书处负责解释。