更快、更省、更便捷的文书跨国流转新模式

——中国正式加入《取消外国公文书认证要求的公约》

(摘自《中国公证》杂志)

 

全球化时代，国家间经贸关系深入发展，人员往来日益密切。无论是企业在国外投资、经营、诉讼、注册知识产权，还是民众出国留学、工作、驾车、办理婚姻登记，都必然涉及文书跨国流转。人员出国需要“签证”，文书出国则需要“认证”。长期以来，领事认证一直是跨国文书流转的通行做法，也是我国大部分文书“出海”的必由之路。

党的二十大报告提出推进高水平对外开放，稳步扩大规则、规制、管理、标准等制度型开放，为我国文书跨国流转便利化工作指明了方向。作为领事认证主管部门，外交部积极推动我国加入《取消外国公文书认证要求的公约》（以下简称《公约》）。经过不懈努力，2023年3月8日，我国政府向《公约》保管机关递交加入书，标志着中国正式加入《公约》大家庭。随着11月上旬《公约》在我国生效实施，我涉外文书跨国流转模式将呈现全新面貌，一种更快、更省、更便捷的新模式正大踏步向我们走来。

一、《公约》是什么

《公约》是海牙国际私法会议框架下适用范围最广、缔约国最多的重要国际条约，旨在简化公文书跨国流转程序，以更便捷的证明方式取代传统领事认证，便利国际经贸和人员往来。1961年10月，海牙国际私法会议在第九届会议上通过了《公约》草案，1965年《公约》正式生效。近年来，《公约》新成员快速增长，目前有124个成员，约占世界国家和地区总数的五分之三，包括欧盟各国、美国、日本、韩国、德国、澳大利亚、俄罗斯等我国主要贸易伙伴及大多数“一带一路”倡议参与国。

《公约》核心内容可概括为“取消”和“附加”。“取消”指缔约国之间相互取消使领馆领事认证环节。“附加”指用文书出具国主管机关签发的“附加证明书（Apostille）”，替代领事认证验证文书上的印鉴、签名的真实性。需要注意的是，我与《公约》非缔约国之间仍沿用传统领事认证程序。

二、什么是“附加证明书”

附加证明书（图一）是适用于《公约》缔约国之间的、用以替代传统领事认证书（图二）的一种有固定格式的证书。文书加贴附加证明书后，无需其他认证手续即可在《公约》缔约国之间自由流转。《公约》对附加证明书的形式有严格要求，一般包括10个要素：1.文书出具国；2.签署人；3.签署人身份；4.印鉴名称（前4项为文书相关信息）；5.签发地；6.签发日期；7.签发人；8.附加证明书编号；9.签发机关印鉴；10.签名（后6项为证明信息）。同时，为便利公文书在国外使用，附加证明书一般使用包括英、法文及本国语言在内的两种或三种语言范本，以增加其接受度。

附加证明书与领事认证书具备同等效力。同传统领事认证一样，附加证明书仅证明所证公文书的来源，确认文书上最后一个印鉴、签名的真实性，并不证明公文书内容本身的真实性和合法性。公文书内容真实性仍遵循“谁出具，谁负责”原则。对公文书的承认及效力问题，适用公文书使用地法律。

三、更快、更省、更便捷

领事认证是指领事认证机构根据自然人、法人或其他组织的申请，对国内涉外公证书、其他证明文书或国外有关公文书上最后一个印鉴、签名的真实性予以确认的活动。与传统领事认证相比，附加证明书用简便的一步式证明手续取代较为繁琐的传统认证链（图三、图四），申请人将享受更快、更省、更便捷的办证体验。

“更快”——节约时间成本。目前，一份在中国出具的公文书，办妥涉外公证、外交外事部门领事认证、使用国驻华使领馆领事认证，平均约需20个工作日。如遇企业海外应诉等紧急情况，即使通过领事认证“绿色通道”加急办理，与使用国驻华使领馆的沟通协调仍要花费不少时间。入约后，办证流程可缩短至几个工作日，缔约国间办理文书流转手续时间平均减少约90%，极大便利我国企业“走出去”。

“更省”——节约经济成本。当前，办理一份公文书公证认证全流程费用约数百元人民币，个别驻华使馆针对特定销售合同按所涉金额的百分比收取高额认证费。入约将为中外人员和企业省去使领馆领事认证费。据估算，入约后每年可为中外人员和企业至少节省3亿多元人民币的办证费用。

“更便捷”——简化办证流程，“一书通用”。传统领事认证链中，对于国外出具、拟送至中国内地使用的文书，需在当地办理公证认证后，再到中国驻外使领馆办理领事认证。与此相对应，中国内地出具的涉外公证书、证明文书等在送往国外使用前，应先办理中国外交部领事司或其委托的地方人民政府外事办公室以及目的国驻华使领馆的领事认证。入约后，我国与《公约》缔约国之间一系列认证程序将被一步式证明方式取代，办证流程大幅简化。同时，被加贴附加证明书的文书可在《公约》各缔约国间通行使用，无需分别办理各使用国驻华使领馆的领事认证。

四、《公约》与涉外公证

公证书属于《公约》界定的公文书。涉《公约》相关报告指出，公文书的概念应采用广义解释，“除以私人身份签署的文件外的所有文件”均应理解为公文书，以便让尽可能多文书受益于《公约》简化验证程序。任何由机关或个人基于官方身份所办理的文书都属于公文书。个人是以私人身份还是官方身份办理文书，由文书出具国法律决定。理论上，在《公约》实施前应办理领事认证的文书一般均是公文书。据不完全统计，《公约》缔约国签发附加证明书最多的公文书种类是证明民事关系状态的文书（如出生证明、死亡证明、亲属关系证明等）、签字属实类公证书、涉教育类证书。这些也是我国涉外公证常办理的公证种类。因此，中国加入《公约》与涉外公证业务息息相关。

加入《公约》也对涉外公证书质量提出更高要求。入约意味着未来我国内公证机构出具的涉外公证书在办妥附加证明书后，可不经外国驻华使领馆认证，直接送往国外使用。希望广大涉外公证机构和公证从业人员以入约为契机，积极配合外交外事部门和司法行政部门做好对外宣介等入约后续工作，严格按照《中华人民共和国公证法》《公证程序规则》等法律法规和管理制度开展执业活动，不断规范、优化办证流程，切实提高公证书质量，以实际行动维护我国公证书权威性与公信力。

目前，外交部领事司正加紧构建附加证明书签发、核查等各项履约机制，确保《公约》平稳、如期在我国实施，让我公民和企业及时享受到这一跨国文书流转便利化安排带来的实惠。